Gerenciamento de Projetos: pré-requisitos e estágios evolutivos (conclusão)
(Concluímos nesta edição o artigo iniciado na edição anterior (busque no blog o artigo com o mesmo título)
Uma vez satisfeitos os pré-requisitos de a) gerência global, b) prioridade e c) acompanhamento (discutidos 
na Parte 1 desde artigo), sugiro que sejam seguidos quatro estágios de maturidade na gestão de projetos, na ordem exposta a seguir. Vale observar que tais estágios são evolutivos, o que significa dizer que o subsequente não elimina o anterior, mas antes se constrói sobre o mesmo.
Estágio 1) A ética da corrida de bastão. Tal como ocorre numa corrida de bastão, este princípio simples e eficaz se resume no seguinte: o projeto que está com o bastão tem prioridade sobre todos os demais e não pode parar, e o mesmo vale para cada atividade sendo executada dentro do “projeto-bastão”. Ao receber a “tarefa-bastão”, se o recurso responsável (que também está envolvido em outras tarefas do mesmo projeto e também em tarefas dos demais projetos) perguntar “Qual é minha prioridade?” a resposta é: “A presente tarefa” (a tarefa-bastão). E se perguntar: “Que prazo tenho para concluir esta tarefa?” a resposta é: “O mais rápido possível, com qualidade.” Durante o período em que o responsável executa a tarefa-bastão, deve dedicar-se exclusivamente à mesma, recebendo o apoio que for necessário da gerência e demais colegas. Se ele convocar outros recursos que estejam envolvidos em outras atividades de menor prioridade, estes imediatamente devem deixar de lado o que estão fazendo e apoiar a execução da tarefa-bastão. A simples observação de tais regras tem o poder de erradicar o principal fator de ineficiência na execução de projetos: o multiprocessamento mal feito, o qual pode, sozinho, quadruplicar o tempo de conclusão. Após um período no qual a ética da corrida de bastão seja compreendida e estabelecida, a organização estará pronta para o próximo estágio evolutivo. Mas sem a aplicação desta filosofia de trabalho, seria inútil tentar prosseguir.
Estágio 2) O uso da Árvore de Estratégia e Tática. Já apresentada em artigos anteriores (busque no blog “Árvore de Estratégia e Tática: a partitura perfeita para uma execução bem orquestrada”, em duas partes) a AET, apesar de ser pouco conhecida e utilizada, é muito provavelmente a melhor ferramenta atualmente disponível para apoiar os dois principais fatores de êxito na execução de projetos: foco e disciplina (veja artigo “Foco e disciplina: dois ingredientes indispensáveis para o sucesso”). Cabe ressaltar que essa árvore lógica foi originalmente inventada por Goldratt para guiar consultores na implementação da “Visão Viável” em diferentes tipos de indústrias, mas não tardou a revelar-se como uma técnica altamente eficaz para orquestrar qualquer esforço de melhoria do desempenho global da empresa. Embora não indispensável, a construção e uso da AET, tanto na fase de planejamento quanto de controle, fica grandemente facilitado com o uso do software Harmony S&T Expert (www.goldrattresearchlabs.com). Até este estágio, na grande maioria dos casos, basta que cada líder de projeto desenvolva com sua equipe um cronograma básico ou um simples plano de ação. Após um período suficientemente longo de uso da AET, no qual a disciplina organizacional já seja uma realidade tangível, estaremos prontos para avançar ao próximo estágio evolutivo na execução eficaz de projetos.
Estágio 3) Uso do método Corrente Crítica para projeto único. Criado pela mente brilhante de Eli Goldratt, o método da Corrente Crítica revoluciona o Gerenciamento de Projetos. Ao mesmo tempo que simplifica enormemente o planejamento e controle, a Corrente Crítica aumenta significativamente a confiabilidade de entrega no prazo (saltando dos típicos 15% para mais de 95%), além cortar a duração do projeto pela metade! Estes resultados impressionantes tornam-se possíveis porque a Corrente Crítica, já na fase planejamento, elimina pela raiz os desperdícios crônicos de tempo que o método tradicional incorpora, e na fase de execução permite que a equipe concentre sua atenção no que realmente é vital para garantir a entrega no prazo. Detalhes sobre este método podem ser encontrados nos livros “Corrente Crítica” (Eliyahu Goldratt), e “Critical Chain Project Management” (Lawrence Leach). Neste estágio, para primeiramente ganhar experiência com o método, recomendo aplicar Corrente Crítica de maneira sequencial a cada projeto da fila de prioridades (iniciando, é claro, pelo projeto que dispara a corrida de bastão, e usando-a apenas para projetos cuja complexidade justifique tal medida). É recomendável aqui o uso do Microsoft Project, no qual se instala o “plug-ín” CCPM+ (www.advanced-projects.com), o qual por usa vez instala uma barra de ferramentas no MS Project, possibilitando o cálculo da corrente crítica (pois o programa normal, pelo menos por enquanto, somente automatiza o tradicional método do caminho crítico). Após este estágio a organização estará pronta para o refinamento de aplicar Corrente Crítica em toda a cadeia de projetos simultaneamente.
Estágio 4) Uso do método Corrente Crítica para multiprojetos. A aplicação do método agora se estende ao conjunto completo de projetos planejados para um determinado período. Após a definição das prioridades e identificação do “recurso tambor” (o recurso mais escasso ou mais solicitado nos múltiplos projetos), calcula-se a corrente crítica de todos os projetos e se estabelece o cronograma do recurso tambor, o qual determinará o início e avanço eficaz de toda a fila de projetos. Embora existam softwares altamente sofisticados para aplicar Corrente Crítica em multiprojetos, o plug-in CCPM+ continua sendo uma opção econômica e suficientemente eficaz.
Ao longo da implementação desses quatro estágios, devem ser sabiamente “puxadas” da prateleira de técnicas do PMBOK, aquelas estritamente necessárias e suficientes para aumentar a eficiência, e que sejam compatíveis com a nova filosofia trazida pela ética da corrida de bastão e pelo método da Corrente Crítica. Esta evolução sensata e ordenada pode transformar radicalmente o ambiente de administração de projetos em uma organização, além de promover um salto quântico no grau de coesão e maturidade das equipes envolvidas.
E você? O que pensa sobre este tema?
Qualquer comentário será muito bem-vindo.
Até a próxima edição!
Eduardo C. Moura
[email protected]
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