Gerenciamento de Projetos: pré-requisitos e estágios evolutivos

Quando uma empresa qualquer se engaja em esforços de melhoria, sejam estes definidos a partir de um planejamento estratégico ou como parte da implementação de iniciativas de desenvolvimento organizacional, tais como TOC (Teoria das Restrições), Lean, Seis Sigma ou Gestão por Processos, fica evidente a necessidade de gerenciar os vários projetos mais eficazmente (sem mencionar aquelas empresas cujo próprio negócio são projetos). Diante dessa premente necessidade, muitas organizações buscam avidamente a solução na metodologia tradicional de Gerenciamento de Projetos. Mas muitas fracassam,  porque em tal intento dão um passo maior do que a perna e acabam sofrendo uma “distensão”, já que seu nível de maturidade organizacional não lhes permite saltar de uma situação  quase caótica diretamente a um sonhado paraíso de ordem e harmonia operacional. Entretanto, mesmo em empresas que já têm o PMO (“Project Management Office”) instituído e capitaneado por PMPs (“Project Management Professionals”), e apesar das cautelosas e detalhadas práticas de análise de risco, é muito comum observar três sintomas clássicos, em suas diferentes combinações: os projetos atrasam, o orçamento fica curto e a qualidade final dos entregáveis deixa a desejar. Portanto, apesar de que existam muitas coisas boas a resgatar no PMBOK (“Project Management Body of Knowledge”), o fato é que 60 anos de práticas tradicionais de Gerenciamento de Projetos não ajudaram a eliminar ou reduzir substancialmente aqueles sintomas negativos. Diante disto, e longe de considerar-me especialista no assunto, permito-me transmitir ao leitor algumas dicas práticas sobre como melhorar a eficácia no gerenciamento de projetos de melhoria, a partir da consideração de três pré-requisitos básicos e da observação de quatro estágios evolutivos.

O primeiro pré-requisito é simplesmente atentar para algo óbvio: a expressão “gerenciamento de projetos” implica não apenas a gestão interna de cada projeto individual, mas principalmente a existência efetiva de uma gerência, isto é, alguém ou uma equipe com autoridade e visão geral dos vários projetos, tratando de assegurar que os mesmos formem um todo harmonioso que aponte para o objetivo global da organização. Isto é óbvio porém não trivial, já que a realidade na maioria das organizações revela uma “gerência” apenas nominal, a qual se limita a atribuir líderes para cada projeto e a cobrar os resultados finais (o que está bem distante de merecer o nome de gestão).

O segundo pré-requisito é consequência imediata do primeiro e consiste em estabelecer claramente uma ordem de prioridade para os diferentes projetos, a qual considere tanto o impacto relativo dos mesmos como também a sequência lógica de execução da cadeia de projetos, tendo em vista o objetivo global que se busca. Não estabelecer claramente a prioridade de cada projeto significa abraçar a crença irracional de que os recursos disponíveis para os mesmos têm capacidade infinita. E parece que, lá no fundinho, a alta gerência adota a premissa tácita de que seu pessoal sempre oculta uma “reserva de energia” e que, além do mais, Murphy não existe. Tal conduta negligente acaba decretando o atraso de vários projetos, com o agravante de que tais atrasos ocorrem de maneira aleatória, ao sabor dos acontecimentos, e sem qualquer critério lógico. Porque afinal se tudo é urgente, na prática nada é urgente. Portanto, todo projeto deve receber uma ordem de prioridade, e nenhum projeto deveria somar-se aos que já estão em andamento sem que sua prioridade relativa seja atribuída (com os correspondentes ajustes na execução dos que passam a ter menor prioridade).

O terceiro pré-requisito é realizar o acompanhamento frequente, sistemático e disciplinado não apenas da execução de cada projeto, mas principalmente do avanço global de toda a cadeia de projetos. Isso também é consequência dos pré-requisitos anteriores, porque se não existe um organismo de gestão global dos projetos e se os mesmos não têm prioridade relativa, então o que resta é apenas esperar passivamente que as coisas aconteçam. Mas se existe um senso claro de relevância e prioridade, então naturalmente nos preocupamos em acompanhar o progresso das atividades e em detectar e tratar as inevitáveis dificuldades de implementação, pois compreendemos que os resultados que buscamos dependem crucialmente de tal acompanhamento dinâmico.

Uma vez satisfeitos tais requisitos, sugiro que sejam seguidos quatro estágios evolutivos de maturidade na gestão de projetos os quais, porém, por falta de espaço (e tempo) serão expostos na próxima edição.

E você? O que pensa sobre este tema?

Qualquer comentário será muito bem-vindo.

Até a próxima edição!

Eduardo C. Moura
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