Administración de Proyectos: prerrequisitos y etapas evolutivas (conclusión)

Administración de Proyectos: prerrequisitos y etapas evolutivas (conclusión)

Concluimos en esta edición el artículo iniciado en la edición anterior (busque en el blog el artículo con el mismo título)

Una vez satisfechos los prerrequisitos de a) gerencia global, b) prioridad y c) acompañamiento (discutidos en la Parte 1 de este artículo), sugiero que se sigan cuatro etapas de madurez en la gestión de proyectos, en el orden expuesto a seguir. Vale la pena observar que tales etapas son evolutivas, lo que significa decir que lo subsecuente no elimina el anterior, y además se construye sobre el mismo.

Etapa 1) La ética de la carrera de postas. Tal como ocurre en una carrera de postas, este principio simple y eficaz se resume en lo siguiente: el proyecto que está con la posta tiene prioridad sobre todos los demás y no puede parar, y lo mismo vale para cada actividad que está siendo ejecutada dentro del “proyecto-posta”. Al recibir la “tarea-posta”, si el recurso responsable (que también está involucrado en otras tareas del mismo proyecto y también en tareas de los demás proyectos) pregunta “¿Cuál es mi prioridad?” la respuesta es: “La presente tarea” (la tarea-posta). Y si pregunta: “¿Qué plazo tengo para concluir esta tarea?” la respuesta es: “Lo más rápido posible, con calidad.” Durante el período en que el responsable ejecuta la tarea-posta, debe dedicarse exclusivamente a la misma, recibiendo el apoyo que sea necesario de la gerencia y demás colegas. Si convoca a otros recursos que estén involucrados en otras actividades de menor prioridad, estos inmediatamente deben dejar a un lado lo que estén haciendo y apoyar la ejecución de la tarea-posta. La simple observación de tales reglas tiene el poder de erradicar el principal factor de ineficiencia en la ejecución de proyectos: el multiprocesamiento mal hecho, lo cual puede, sólo, cuadruplicar el tiempo de conclusión. Después de un período en el cual la ética de la carrera de postas sea comprendida y establecida, la organización estará lista para la próxima etapa evolutiva. Sin la aplicación de esta filosofía de trabajo, sería inútil intentar proseguir.

Etapa 2) El uso del Árbol de Estrategia y Táctica. Ya presentada en artículos anteriores (busque en el blog “Árbol de Estrategia y Táctica: la partitura perfecta para una ejecución bien orquestada”, en dos partes) el AET, a pesar de ser poco conocido y utilizado, es muy probablemente la mejor herramienta actualmente disponible para apoyar los dos principales factores de éxito en la ejecución de proyectos: enfoque y disciplina (vea artículo “Enfoque y disciplina: dos ingredientes indispensables para el éxito”). Cabe resaltar que ese árbol lógico fue originalmente inventado por Goldratt para guiar consultores en la implementación de la “Visión Viable” en diferentes tipos de industrias, pero no tardó en revelarse como una técnica altamente eficaz para orquestar cualquier esfuerzo de mejoramiento del desempeño global de la empresa. Aunque no es indispensable, la construcción y uso del AET, tanto en la fase de planificación como de control,  se facilita con el uso del software Harmony S&T Expert (www.goldrattresearchlabs.com). Hasta esta etapa, en la gran mayoría de los casos, basta que cada líder de proyecto desarrolle con su equipo un cronograma básico o  un simple plan de acción. Después de un período suficientemente largo de uso del AET, en el cual la disciplina organizacional ya sea una realidad tangible, estaremos listos para avanzar a la próxima etapa evolutiva en la ejecución eficaz de proyectos.

Etapa 3) Uso del método Cadena Crítica para proyecto único.  Creado por la mente brillante de Eli Goldratt, el método de la Cadena Crítica revoluciona la Administración de Proyectos. Al mismo tiempo que simplifica enormemente la planificación y control, la Cadena Crítica aumenta significativamente la confiabilidad de entrega en el plazo (saltando de los típicos 15% para más de 95%), además de acortar la duración del proyecto a la mitad!  Estos resultados impresionantes se hacen posibles porque la Cadena Crítica, ya en la fase de planificación, elimina de raíz los desperdicios crónicos de tiempo que el método tradicional incorpora, y en la fase de ejecución permite que el equipo concentre su atención en lo que realmente es vital para garantizar la entrega en el plazo. Detalles sobre este método pueden encontrar en los libros “Cadena Crítica” (Eliyahu Goldratt), y “Critical Chain Project Management” (Lawrence Leach). En esta etapa, para primeramente ganar experiencia con el método, recomiendo aplicar Cadena Crítica de manera secuencial a cada proyecto de la fila de prioridades (iniciando, claro, por el proyecto que dispara la carrera de postas, y usándola apenas para proyectos cuya complejidad justifique tal medida). Es recomendable aquí el uso del Microsoft Project, en el cual se instala el “plug-in” CCPM+ (www.advanced-projects.com), lo que a su vez instala una barra de herramientas en el MS Project, posibilitando el cálculo de la cadena crítica (pues el programa normal, por lo menos por ahora, solamente automatiza el tradicional método de la ruta crítica). Después de esta etapa la organización estará lista para el refinamiento de aplicar Cadena Crítica en toda la cadena de proyectos simultáneamente.

Etapa 4) Uso del método Cadena Crítica para multiproyectos. La aplicación del método ahora se extiende al conjunto completo de proyectos planificados para un determinado período. Después de la definición de las prioridades e identificación del “recurso tambor” (el recurso más escaso o más solicitado en los múltiples proyectos), se calcula la cadena crítica de todos los proyectos y se establece el cronograma del recurso tambor, el cual determinará el inicio y avance eficaz de toda la fila de proyectos. Aunque existen softwares altamente sofisticados para aplicar Cadena Crítica en multiproyectos, el plug-in CCPM+ continúa siendo una opción económica y suficientemente eficaz.

A lo largo de la implementación de esas cuatro etapas, deben ser sabiamente “haladas” de la percha de técnicas del PMBOK, aquellas estrictamente necesarias y suficientes para aumentar la eficiencia, y que sean compatibles con la nueva filosofía traída por la ética de la carrera de postas y por el método de la Cadena Crítica. Esta evolución sensata y ordenada puede transformar radicalmente el ambiente de administración de proyectos en una organización, además de promover un salto cuántico en el grado de cohesión y madurez de los equipos involucrados.

¿Y usted? ¿Qué piensa sobre este tema?

Cualquier comentario será muy bienvenido.

Hasta la próxima edición!

Eduardo C. Moura
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